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成都软件开发,手机软件开发公司档案管理制度

  成都软件开发,手机软件开发公司档案管理制度
 
  为使我公司的档案工作达到规范要求,为公司发展服务,特制定本制度。
 
  一、归档范围:我公司各项工作活动中形成的公司规划、财务审计、人事档案、会议记录、通知、合同、协议、现场签证、照片、录相、等具有参考价值的文件材料;
 
  二、公司的档案按文件内容所反映的不同分别归类保管:
 
  1、所有项目均需建立单独的项目档案;所有相关文件、图纸资料均及时归档至行政、财务部;
 
  2、财务账册、报表、凭证按财务档案归档要求执行;
 
  3、办公室建立正式员工的身份、学历、职称、专业技术成果(作品、获奖证书)等人事档案。
 
  三、文件材料归档时,必须按照归档程序和质量要求进行。每卷必须有归档文件目录,并与实存文件相符。各相关负责人应保证原始资料及单据归档及时、齐全完整;任何部门和个人不得擅自保存和销毁。
 
  四、各部门发送给有关单位的业务往来函件,应用公司统一的正式函文格式,以利于归类、保管、存档。
 
  五、借阅档案的规定
 
  1、各部门人员查阅公司相关档案,在办公室办理查阅手续后即可借用;
 
  2、查阅档案并需要复制的,须经办公室领导批准。
 
  3、借阅档案的人员,必须保守档案的机密,保证档案的安全,不得涂改、勾划、剪裁、拆卷或擅自复印、转借。
 
  4、用后及时归还档案。行政人员要认真核对,详细检查,发现问题要向借阅人当面提出,查明情况报告领导。
 
  六、对多余、重复、超时和无保存价值的文件,由公司办公室进行鉴定后,提出存毁意见,上报主管领导批准。销毁的档案应登记造册。经公司领导批准后,由二人在指定的地点监销,监销人员应在销毁清册上签字。
 
  七、以上档案由各部门经理负责定期收集、整理并向办公室交接;行政、财务人员应忠于职守,定期收集、整理、立卷、鉴定、保管公司的文书档案;如因人员变动,交接双方应认真办理交接手续(按档案目录清点),签字存档。
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